Manual de usuario

Documentación completa de la plataforma, para usuarios principiantes y avanzados. Describe el funcionamiento real del producto a la fecha. Lo que todavía no está implementado o está previsto se marca como Próximamente / En desarrollo.

1. Introducción y propósito

Demult es una webapp que elimina el ida y vuelta de la recolección de documentos entre un profesional y sus clientes. Un contador, abogado, broker o inmobiliaria crea un pedido de documentos reutilizable, lo manda por link a cada cliente, y el cliente sube los documentos desde el celular sin instalar nada ni crear cuenta. La IA valida que cada documento sea del tipo correcto, y el sistema persigue automáticamente a los que faltan. El profesional ve todo en un tablero en tiempo real.

El problema que resuelve no es "subir archivos" (eso ya lo hace cualquier Drive). Es eliminar el ciclo de "esto no es lo que pedí, reenviámelo".

Dos actores:

• El profesional (y su equipo): crea la cuenta, arma pedidos, ve el tablero. Tiene login.
• El cliente del profesional: recibe un link, sube documentos. No tiene cuenta ni instala nada.

2. Casos de uso

• Contadores: declaraciones de Ganancias, recibos de sueldo, constancias de CUIT, altas de clientes/monotributistas.
• Abogados: apertura de casos, documentación de causas y clientes, poderes.
• Brokers / finanzas: alta de inversores, apertura de cuentas, comprobantes.
• Inmobiliarias: documentación de alquiler (garantías, recibos, documentación de inquilinos).
• Cualquier profesional que reciba documentos repetitivos de sus clientes.

3. Conceptos principales

Nota de arquitectura: Demult se construye sobre dos primitivas reutilizables — Request (un objeto que circula por un link) y Follow-up engine (motor de seguimiento) — pensando en un futuro módulo de cobranza (Demult Pagos). No afecta el uso actual.

4. Configuración inicial

4.1 Crear la cuenta (/registro)

Se puede con email + contraseña o con Google / Microsoft (ver §5).

Con email y contraseña se piden: Nombre, Email de trabajo y Contraseña (mínimo 8 caracteres, con medidor de fortaleza "Muy débil / Débil / Media / Fuerte"). Al crear la cuenta se aceptan los Términos y la Política de Privacidad.

Si la instancia pide confirmación de email, después del registro aparece la pantalla "Revisá tu email" (/registro/verifica), con opción de reenviar el link de confirmación. El link de confirmación activa la cuenta y lleva al onboarding.

Email verificado: hace falta para enviar pedidos. Explorar la app y hacer el onboarding no lo requieren. Mientras no verifiques, un banner te lo recuerda y podés reenviar el correo.

4.2 Onboarding (/onboarding) — 4 pasos

1. Tu nombre — confirmás cómo te llamás.
2. Tu rubro — elegís entre Contador/a, Abogado/a, Broker, Inmobiliaria u Otro. Con esto se preparan plantillas listas para tu actividad.
3. Tu estudio — el nombre de tu estudio o empresa (es lo que ven tus clientes; se puede cambiar).
4. Todo listo — vista previa de las plantillas que se crean para tu rubro. Botón "Empezar" (va al tablero) o "Trabajo con un equipo · configurarlo ahora" (va a Equipo).

Al terminar, se siembran plantillas iniciales según tu rubro (podés editarlas o borrarlas).

5. Cuenta y acceso

5.1 Iniciar sesión (/login)

Con email + contraseña, o con Google / Microsoft. Por seguridad (anti-enumeración), si el email o la contraseña son incorrectos el mensaje es único: "Email o contraseña incorrectos."

Hay límites de intentos: 10/min por IP y 5/min por cuenta; al superarlos aparece "Demasiados intentos. Esperá un momento y volvé a probar, o recuperá tu contraseña."

5.2 Iniciar sesión con Google / Microsoft (OAuth)

Los botones "Continuar con Google" y "Continuar con Microsoft" aparecen en login y registro.

• Vinculación de cuentas: si entrás con Google/Microsoft usando un email que ya tiene una cuenta verificada con contraseña, las identidades se vinculan automáticamente (es la misma persona, el email está probado). No se vincula a cuentas sin verificar.
• Google/Microsoft solo comparten tu nombre, email y foto. Demult no publica nada en tu nombre.

5.3 Recuperar la contraseña

Desde el login, "¿La olvidaste?" → /recuperar. Ingresás tu email y (si existe una cuenta) te llega un link para crear una contraseña nueva. La respuesta siempre es genérica por seguridad. El link lleva a una pantalla para fijar la contraseña nueva (mínimo 8 caracteres, con confirmación).

5.4 Verificación en dos pasos (2FA)

En Configuración → Seguridad podés activar 2FA con app autenticadora (TOTP): escaneás un QR con Google Authenticator, Authy o 1Password, e ingresás un código de 6 dígitos. Una vez activo, se pide el código al entrar. Se puede desactivar. También hay un botón "Cerrar otras sesiones" para desloguear todos los demás dispositivos.

6. Roles y permisos

Cada workspace tiene miembros con un rol. La autorización se decide por capacidad:

• Owner: control total, incluida la facturación. No se puede quitar/degradar si es el único owner.
• Admin: gestiona miembros, plantillas, configuración y carteras. No ve facturación.
• Member: crea y gestiona pedidos y clientes. En Enterprise nace asignado a una cartera.
• Viewer: solo lectura; no ve botones de creación/edición.

Toda autorización se valida en el servidor y en Row Level Security (RLS) de la base — no se confía en el cliente.

7. Módulo: Inicio / Dashboard (/dashboard)

Es la vista de arranque (solo lectura; navega). Incluye:

• Saludo según la hora y la fecha, con indicador de tiempo real.
• Toggle "Míos / Equipo" (si el workspace tiene más de un miembro): acota todo a lo tuyo.
• "Tu resumen de hoy" — hasta 4 insights priorizados: pedidos vencidos, documentos para revisar, vencimientos en 48 h, cuántos documentos validó la IA, comparación con el mes pasado, o "Estás al día. No hay nada urgente hoy."
• KPIs: Requieren revisión, Vencidos, Tasa de completado, Tiempo de respuesta.
• Tarjetas: estado de los pedidos (donut), "IA en acción" (confianza + validados/a revisar), próximos vencimientos.
• "Para hacer hoy": "Sin abrir por el cliente" (con botón Recordar) y "Listos para descargar".
• Actividad reciente y accesos rápidos (Nuevo pedido, Nuevo cliente, Ver tablero).

8. Módulo: Plantillas (/plantillas)

8.1 Qué es una plantilla

Un checklist reutilizable. Sus ítems son de dos clases:

• Documento — algo para subir y validar. Lleva un tipo de documento.
• Campo (dato) — un dato estructurado a completar (intake).

Se listan con contadores (documentos, datos, cuántos pedidos la usan), pestañas Activas / Archivadas, búsqueda y orden (Más recientes / Más usadas / Nombre).

8.2 Tipos de documento soportados

8.3 Tipos de campo

Texto corto, Texto largo, Email, Teléfono, Número, Fecha, Opciones (lista / select).

8.4 Crear una plantilla (/plantillas/nueva)

Cuatro puntos de partida:

1. Armar con IA — describís el trámite en una frase (ej. "Alta de monotributista") y la IA arma la lista de documentos y campos. La revisás y guardás. Si la IA no está disponible, la armás a mano.
2. En blanco — editor vacío.
3. Desde el catálogo — modelos por rubro (requiere plan Solo o superior).
4. Duplicar una mía — parte de una existente.

En el editor: nombre, descripción, e ítems reordenables (drag o flechas), cada uno con nombre, tipo, ayuda para el cliente y checkbox Obligatorio. Hay bloques rápidos ("DNI frente + dorso", "Ingresos", "Comprobante de domicilio", "Constancia de CUIT"). Una vista previa en vivo muestra cómo lo ve el cliente en el celular. Límite: 1 a 40 ítems por plantilla.

8.5 Acciones sobre una plantilla

Usar (crea un pedido), Editar, Duplicar, Archivar/Restaurar, Eliminar (solo desde Archivadas), Bloquear (Enterprise: impide que los members la editen).

9. Módulo: Clientes (/clientes)

9.1 Modelo Cliente → Persona

• Individual — una persona (nombre + email obligatorios; teléfono y CUIL/DNI opcionales; etiquetas).
• Organización — nombre + CUIT + varias personas, cada una con rol (Titular / Apoderado / Empleado / Contador / Otro) y una marcada como principal. Requiere plan Estudio o superior.

9.2 Directorio

Búsqueda por nombre, filtros por tipo (Individuales / Organizaciones), por estado (Requieren atención, Con vencidos, Con pedidos activos, Al día, Sin pedidos) y por etiqueta; orden por actividad, nombre, más pedidos o más nuevos. Botones: Exportar (CSV, plan Estudio+), Importar (CSV) y Nuevo cliente.

9.3 Importar clientes (CSV)

Columnas: nombre,email,telefono,organizacion,rol. 1 a 2000 filas. Omite las filas cuyo email ya exista en el workspace o esté repetido en el lote (te dice cuántas omitió). Hay plantilla CSV descargable.

9.4 Ficha del cliente (/clientes/[id])

KPIs (pedidos, completados, requieren atención, % de documentos validados), personas, notas internas (no las ve el cliente), lista de pedidos, Expediente (todos los documentos del cliente con Ver/Descargar; "Descargar todo" en ZIP requiere plan Estudio+) y una línea de tiempo de auditoría.

10. Módulo: Pedidos y Tablero (/pedidos)

10.1 Crear un pedido (/pedidos/nuevo)

Modo "Un pedido" (individual):

1. Elegís plantilla.
2. Elegís a quién (persona existente por buscador, o creás una nueva; podés marcarla como parte de una organización).
3. Cómo y cuándo: canal Email (WhatsApp aparece con badge "Pronto"), y vencimiento del link (3 / 7 / 14 / 30 días, default 7).
4. Mensaje opcional (máx 1000 caracteres).
5. Enviar pedido o Guardar borrador.

Modo "Varios (lote)": pegás una lista de destinatarios (uno por línea: Nombre, email o email), el sistema detecta errores y duplicados, y creás y enviás todos de una (máx 200). Solo se envían las filas válidas; te informa cuáles fallaron.

Ambos modos respetan el cupo mensual de pedidos del plan (ver §17).

10.2 El tablero (/pedidos)

Vista Tablero o Lista con: buscador, Filtros (plantilla, responsable, fecha de creación), Agrupar (por estado / plantilla / responsable), Vistas guardadas, Columnas (mostrar/ocultar), Exportar CSV (plan Estudio+) y segmentos (Todos, Activos, Vencidos, Completados, Requieren atención). Cada fila muestra el destinatario, el estado, la confianza media de la IA, la plantilla, el progreso y el vencimiento. Se actualiza en tiempo real.

Acciones en lote (seleccionando pedidos): Validar recibidos, Recordar, Asignar responsable, Revocar.

10.3 Detalle de un pedido (/pedidos/[id])

KPIs (Progreso, Estado, Datos completados/Documentos, Vencimiento editable), datos del cliente, datos extraídos por IA, la tabla de documentos (un DocumentRow por casillero), la tarjeta de seguimiento, notas internas y la línea de tiempo.

10.4 Acciones sobre un pedido

• Re-analizar — re-corre la IA sobre todos los documentos.
• Copiar link — rota el token y copia el link nuevo (el anterior deja de funcionar). Sirve para compartir por WhatsApp/SMS/etc.
• Enviar / Reenviar link — manda (o re-manda) el email y reinicia la cadencia de recordatorios.
• Revocar — el link deja de funcionar para siempre.
• Eliminar — borra el pedido y sus documentos de forma permanente.
• Descargar todo — ZIP de documentos (plan Estudio+).
• Asignar responsable, editar vencimiento, notas internas, Recordar ahora.

10.5 Acciones sobre un casillero (documento)

• Ver / Descargar el documento (link firmado de 60 segundos, auditado).
• Validar / Validar igual — lo marca como validado a mano (pisa el veredicto de la IA).
• Re-analizar — vuelve a correr la IA sobre ese documento.
• Pedir de nuevo — resetea el casillero y avisa al cliente por email con un link nuevo.
• Validar todos los recibidos — valida en lote los que están "en revisión".

11. El semáforo (estados de referencia)

Estado del pedido

Cómo se completa un pedido: pasa a "Completo" de forma automática cuando todos los documentos requeridos están validados (sin nada "Recibido" ni "Revisar" pendiente) y los campos requeridos están completos. Los documentos opcionales sin subir no bloquean. Si reabrís un documento o queda algo pendiente, vuelve a "En progreso".

Estado del casillero (documento)

12. El portal del cliente (/p/{token})

Así lo vive el cliente del profesional (sin cuenta):

1. Abre el link en el celular. Ve la marca del profesional (logo y color, si el plan lo permite) y "{Profesional} te pidió — Tus documentos".
2. Sube cada documento con "Sacar foto" o "Archivo" (o arrastrando en la compu). Ve una barra de progreso real, luego "Analizando con IA…", y el resultado: Listo o Revisá esto (con el motivo). Puede subir varios de una (bulk) si hay 2+ pendientes.
3. Completa los campos de datos si la plantilla los pide.
4. Fotos HEIC del iPhone se convierten a JPEG en el propio dispositivo, automáticamente.
5. Para ver lo que subió, se pide un código de 6 dígitos por email (OTP, vence en 10 min).
6. Cuando está todo, ve el cierre: "¡Listo, {nombre}! Recibimos todo."

Límites de subida: hasta 25 MB por archivo; tipos permitidos JPG, PNG, WebP, PDF (y HEIC, que se convierte). El servidor verifica el contenido real del archivo (no solo la extensión).

13. Motor de seguimiento (recordatorios automáticos)

Cuando enviás un pedido, el sistema programa recordatorios en los días 3, 7 y 14 después del envío (los que caigan después del vencimiento se descartan). El tono escala:

• Día 3: recordatorio suave.
• Día 7: "Te siguen faltando documentos".
• Día 14: "Último recordatorio".

Los recordatorios se cancelan solos cuando el pedido se completa, se revoca, vence o se reenvía. Cada recordatorio rota el token del link (el anterior deja de servir). Podés mandar un recordatorio manual con "Recordar ahora" desde el detalle o en lote desde el tablero.

El motor corre por un cron cada hora. Hoy el único canal real es email; WhatsApp está previsto.

14. La IA dentro de Demult

14.1 Validación de documentos

Cada documento subido se valida con un modelo de IA con visión en segundo plano (no bloquea al cliente). El modelo decide si el archivo es el tipo de documento pedido y con qué confianza (0 a 1):

• Confianza ≥ 0,7 y coincide → Validado.
• Confianza ≥ 0,7 y no coincide → Revisar, con el motivo.
• Confianza < 0,7, IA no disponible, o cupo agotado → queda Recibido para revisión humana.

Degradación elegante: si la IA falla, el flujo nunca se rompe — el documento simplemente queda para que lo revise una persona. El profesional siempre puede validar a mano (human-in-the-loop).

14.2 Extracción de datos (plan Solo+)

Cuando un documento se valida, la IA extrae campos clave (ej. de un recibo: empleador, período, neto; de una constancia: CUIT, razón social). Se muestran bajo el documento. Free valida pero no extrae.

14.3 Reglas de validación personalizadas (Enterprise)

En Configuración → Validación IA podés definir criterios extra por tipo de documento (ej. "el recibo debe ser de los últimos 3 meses y mostrar el CUIL"). La IA los tiene en cuenta.

14.4 Traé tu propio modelo (BYO LLM, Enterprise)

En Configuración → Modelo de IA podés usar tu propia cuenta de Anthropic, OpenAI o Google: elegís proveedor y modelo, pegás tu API key (se guarda cifrada, nunca se vuelve a mostrar) y probás la conexión. Si no configurás nada, se usa el modelo de Demult (Anthropic Claude). El cupo mensual del plan sigue aplicando. (Con OpenAI, los PDF caen a revisión humana; solo procesa imágenes. Anthropic y Google manejan ambos.)

14.5 Panel de uso de IA

En Estadísticas hay un panel "Uso de IA" con las validaciones por mes, por tipo de documento y por proveedor (con badge "Tu cuenta" para BYO vs "Demult").

15. Integraciones

15.1 API pública REST (plan Estudio+)

Permite crear pedidos y traer su estado y los datos extraídos desde tus sistemas.

• Autenticación: API key por workspace (Authorization: Bearer demult_sk_…). Se crean/revocan en Configuración → API; el secreto se muestra una sola vez.
• Endpoints: POST /api/v1/requests (crea y envía), GET /api/v1/requests (lista), GET /api/v1/requests/{id} (detalle con datos extraídos), GET /api/v1/templates.
• Rate limit: 120 solicitudes/minuto por key.
• Errores: 401 (sin/mala key), 402 (cupo de pedidos), 403 (plan sin API), 404, 429.
• Documentación completa en la página de developers y en docs/API.md.

15.2 Dominio propio + white-label (Enterprise)

Servís el portal del cliente desde tu propio dominio (ej. documentos.tuestudio.com), con tu marca y sin "Demult". En Configuración → Dominio propio conectás el dominio, creás los records DNS que te mostramos, verificás y listo. Los emails salen con tu marca y el link a tu dominio.

15.3 Inicio de sesión con Google / Microsoft (OAuth)

Ver §5.2. Configurable del lado de Supabase/Google/Azure.

15.4 Pagos (MercadoPago)

La suscripción se cobra con MercadoPago (ver §16). (La activación del cobro real depende de la configuración del entorno; hoy puede estar en modo lectura.)

16. Facturación y planes

Solo la ven Owner/Admin. Se elige el plan y el ciclo (Mensual / Anual, sin período de prueba). El pago se procesa en el flujo seguro de MercadoPago; Demult nunca toca tu tarjeta. El plan se activa cuando MercadoPago confirma el pago. Enterprise no es self-service: "Hablar con ventas".

• Medidores de uso ("Uso este mes"): pedidos creados, validaciones con IA, miembros del equipo y clientes activos, cada uno contra el límite del plan.
• Cancelar: "Cancelar suscripción" — mantenés el acceso hasta el fin del período pago; el downgrade a Free lo hace un proceso automático al vencer.
• Facturas: listado con estado y descarga de PDF.
• Método de pago: se carga al contratar; no hay portal externo con MercadoPago.

En desarrollo / configuración: el cobro con MercadoPago puede estar parqueado por defecto (modo lectura) hasta cargar las credenciales; los precios finales en pesos están por definir.

17. Planes y límites

El logo del portal está en todos los planes; el color de marca desde Estudio.

18. Configuración de la organización

18.1 Equipo (/equipo)

• Invitar miembros con rol Admin / Member / Viewer (el Owner es quien crea la cuenta). La invitación es un link que vence en 7 días; se puede copiar, reenviar o cancelar.
• Cambiar rol y quitar miembros (nunca se puede dejar el workspace sin owner).
• Asientos por plan (ver §17): los ocupan miembros activos + invitaciones pendientes. Al llegar al tope, hay que subir de plan o liberar un asiento.
• Suspendidos: si bajás de plan y sobran miembros, algunos quedan suspendidos (no ocupan asiento ni acceden); se pueden reactivar si hay lugar.

18.2 Carteras / departamentos (Enterprise)

En Equipo podés crear carteras y asignar miembros y clientes a ellas. Un member solo ve los clientes/pedidos de su cartera (los sin cartera son compartidos); Owners y Admins ven todo.

18.3 Marca (/configuracion/marca)

Subís tu logo (todos los planes) y elegís tu color de marca (plan Estudio+). Se ven en el portal del cliente. Hay una vista previa en vivo.

18.4 Otras secciones de Configuración

Perfil (foto, nombre, email de acceso, contraseña), Workspace, Canales (informativo), Validación IA, Modelo de IA, Seguridad (2FA, sesiones), Auditoría, API, y Datos y privacidad (exportar, retención, eliminar workspace/cuenta).

18.5 Auditoría (/configuracion/auditoria)

Registro append-only de todo lo que pasa: quién vio, subió, descargó, validó, revocó o eliminó qué, y cuándo. Filtros por acción y actor. Exportar CSV requiere Enterprise.

19. Seguridad y privacidad

• Cifrado en reposo (documentos y base) y en tránsito (HTTPS/TLS en todo).
• Buckets privados + links firmados de 60 segundos para ver/descargar documentos — nunca públicos.
• Aislamiento multi-tenant con Row Level Security a nivel base de datos.
• OTP (código por email) para que el cliente vea lo que subió.
• Tokens de link opacos de 256 bits; en la base solo se guarda su hash.
• Audit log de todos los accesos a documentos.
• Borrado con gracia de 30 días: al eliminar tu cuenta o workspace, entra en un período de gracia recuperable; después se purga definitivamente.

El cumplimiento normativo definitivo (Ley 25.326 en Argentina, GDPR, LGPD) se valida con asesoría legal antes de operar con datos reales a gran escala.

20. Mejores prácticas y consejos

• Armá plantillas una vez y reutilizalas. Es el corazón de la retención: no rearmes el checklist para cada cliente.
• Usá la ayuda por documento ("Ayuda para el cliente") para reducir rechazos: cuanto más clara la consigna, menos "Revisar".
• Mirá "Documentos con más fricción" en Estadísticas: te dice qué documentos rebotan más para que reescribas la consigna.
• Dejá que el sistema persiga. No mandes recordatorios a mano salvo urgencias; la cadencia lo hace.
• Vencimientos razonables: 7 días es un buen default; muy corto presiona, muy largo se olvida.
• Validá a mano lo que la IA deja "En revisión" cuando ya lo verificaste vos.
• Etiquetá clientes para filtrarlos rápido.
• En equipos, usá roles y carteras para que cada uno vea lo suyo.

21. Limitaciones y "Próximamente"

• WhatsApp: el canal está previsto pero no implementado; hoy solo email. Aparece como "Pronto".
• Cobro con MercadoPago: puede estar parqueado según configuración del entorno; precios finales por definir.
• Config de canales: es informativa (no editable desde la UI).
• Remitente de email propio: anunciado para Enterprise; hoy el remitente es global.
• OpenAI + PDF (BYO): OpenAI solo procesa imágenes; los PDF caen a revisión humana.
• Dominio propio en modo manual: la verificación confirma la propiedad, pero el alta en el host y el TLS pueden requerir un paso manual (a menos que esté activada la automatización con Vercel).

22. Solución de problemas (troubleshooting)

23. Errores comunes (mensajes) y qué significan

• "Email o contraseña incorrectos." — Alguno de los dos está mal (mensaje único por seguridad).
• "Demasiados intentos…" — Límite de intentos; esperá un momento.
• "Verificá tu email antes de enviar pedidos." — Confirmá tu email para poder enviar.
• "Llegaste al límite de tu plan {X}: {N} pedidos este mes." — Cupo mensual agotado.
• "Tu plan {X} permite {N} pedidos por mes. Te quedan {R}…" — El lote supera el cupo restante.
• "Este link no está disponible." — El pedido venció, se revocó o el link se rotó.
• "El código venció o no es válido. Pedí uno nuevo." — OTP de vista expirado.
• "Subí una foto (JPG, PNG) o un PDF." — Tipo de archivo no permitido.
• "El archivo no parece válido…" — El contenido no coincide con la extensión.
• "Disponible en Estudio / Enterprise" — La función es de un plan superior.
• "Solo el Owner o un Admin…" — Acción que requiere rol de gestión.

24. Glosario

• Workspace: espacio de trabajo (estudio/empresa) con sus clientes, plantillas, pedidos y equipo.
• Plantilla: checklist reutilizable de documentos + datos.
• Pedido (request): una plantilla enviada a una persona por un link.
• Casillero / slot: cada documento pedido dentro de un pedido.
• Cliente: persona (individual) u organización (empresa con varias personas).
• Persona / contacto: cada individuo asociado a un cliente.
• Portal: la pantalla pública donde el cliente sube documentos (/p/{token}).
• Semáforo: los estados por documento (Pendiente / Recibido / Validado / Revisar).
• Follow-up / seguimiento: recordatorios automáticos por lo que falta.
• Token de link: clave secreta y opaca en el link del pedido.
• OTP: código de un solo uso, de 6 dígitos, para ver lo subido.
• RLS (Row Level Security): aislamiento de datos por tenant en la base.
• BYO LLM: "traé tu propio modelo" — usar tu cuenta de IA (Enterprise).
• Cartera / departamento: agrupación que acota qué ve cada member (Enterprise).
• Cupo: límite mensual (pedidos, validaciones IA) según el plan.
• Retención: cuánto tiempo se guardan los documentos antes de purgarse.
• Audit log: registro append-only de accesos y acciones.
• White-label: servir el portal con la marca del profesional, sin "Demult".

Este manual describe el estado actual del producto. Las funciones marcadas como "Próximamente / En desarrollo" pueden cambiar. Para consultas: hola@demult.com.